O objetivo do escritório de gerenciamento de projetos deve ser bem definido para que tenha um bom funcionamento e atinja o padrão de qualidade. O escritório de projetos pode gerenciar as dependências dos projetos, organizar as lições aprendidas, fornecer orientação e diversas outras atividades que devem ser estabelecidas no escopo de atuação. A propósito esse artigo tem o objetivo de diferenciar as finalidades e explanar a relação entre o uso das áreas de conhecimento e o escritório de gerenciamento de projetos.

2.       DESCRIÇÃO

Iniciamos a concepção de um escritório de projetos com um levantamento e alinhamento das partes interessadas da organização através da elaboração do termo de abertura do projeto e sem seguida partimos para a definição de escopo.

 O escopo baseia-se na criação de uma estrutura seguindo uma das seguintes linhas:

• Suporte ao Gerente de Projetos: realizar controle de escopo, recursos e custos dos projetos e elaborar relatórios de desempenho para os gerentes de projetos. Essa estrutura funciona como segundo plano e não tem responsabilidade pelo sucesso ou insucesso da implantação de projetos.
• Estratégia de projetos: segue o conceito de portfólio de projetos onde a equipe do escritório é responsável em alinhar os projetos com a finalidade de negócio similar ou pela semelhança das iniciativas. Suporta a alta administração e focada no retorno financeiro dos projetos.
• Base de Conhecimento: responsável pela padronização e criação da metodologia e ferramentas de gerenciamento de projetos. Realiza treinamentos e suporta qualquer dúvida operacional da equipe focada na melhoria e aprendizado dos conhecimetos de gerenciamento de projetos na organização.

O projeto implantação de um escritório de projetos segue os cinco processos: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento:

• Iniciação: formaliza a existência de um projeto pelo termo de abertura, define o gerente de projetos,  viabiliza a elaboração de uma declaração de escopo preliminar.
• Planejamento: planejar como você gerenciará cada área do seu projeto de forma iterativa.
• Execução: executar o plano de projeto e garantir os objetivos.
• Controle: verificar o andamento do projeto em relação ao plano de gerenciamento de projetos.
• Encerramento: finalizar todas atividades de projeto e formalizar a entrega junto as partes interessadas. 

O passo mais importante para criação de um escritório é definir as ações a curto e longo prazo.

• Curto Prazo: documentação, checklists, metodologia.
• Longo Prazo: estratégias, ferramentas, estudos de melhoria de processos, desenvolvimento das pessoas.

As áreas de conhecimento podem ser usadas no projeto conforme a necessidade, por exemplo: a implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos exige um escopo bem definido mas, poderá ser um projeto de longa duração devido a diversas fases necessárias para obtenção da maturidade.

• Escopo: definição dos objetivos e o que deve ser construído para o projeto.
• Tempo: criação das atividades, estimativa das durações para cumprimento do escopo.
•  Custos: estimativa e controle dos custos no projeto.
• Qualidade: definição das normas de qualidade para o projeto.
• Recursos Humanos:  formação da equipe, alocação dos recursos.
• Comunicação: definição dos públicos e canais de comunicação para distribuição das informações.
• Riscos: definição, qualificação e mitigação dos riscos no projeto.
• Aquisições: aquisição de qualquer recurso externo a organização do projeto. 
• Integração: união de todas as áreas de conhecimento com objetivo único da entrega do projeto conforme necessidade das partes interessadas.

O escritório de projetos pode ser implantado em qualquer estrutura organizacional: funcional, matricial ou projetizada pois, sua função apoiará qualquer nível ou hierarquia tendo em vista a cultura organizacional que determinará o ambiente e as características próprias dessa unidade de trabalho chamada PMO (Project Management Institute) ou EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos).

  3.       CONCLUSÃO

O escritório de projetos significa um novo conceito e forma de organização de uma estrutura de negócios voltada para projetos e pode ser moldada conforme a necessidade. Esse conceito traz mudanças drásticas na forma de trabalho e os resultados são impactados. O escritório de projetos é um projeto em si que pode usar todas as áreas de conhecimento e processos sugeridos pelo PMI, para ser implantado e tem como resultado final uma organização que lidará com projetos de diversas origens e objetivos estratégicos.

Autor: Debora

Data: 31/03/09

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